Agile, gestión del tiempo y productividad

No puedo hablar de gestión del tiempo y productividad sin antes presentarme y contaros un poco sobre mis inicios, ya que hace no mucho me dí cuenta de que la metodología agile y yo llevamos juntos más tiempo del que era consciente.

Recuerdo perfectamente cómo con poco más de 9 años, contaba los minutos exactos que me costaba ir o venir del colegio. Conocía los patrones de los semáforos y las rutas más cortas de todos mis trayectos. Si salía del cole cuando un determinado semáforo parpadeaba, el trayecto era de 8 minutos, sin embargo, solo por salir unos segundos después, me costaba 9 minutos. Así que miraba mi reloj (¡¡analógico!!) y salía justo en el momento exacto para llegar puntual a casa, pero habiendo aprovechado al máximo el tiempo con mis amigos.

Pensaba que este comportamiento era normal, y que todo el mundo lo hacía, pero no, era una de mis pasiones. Pero si os soy sincera, cuando hace ya 4 años entré en BorealOs, no sabía por dónde empezar. La gestión de mi tiempo cuando era una niña, era pan comido, pero cuando se trata de gestionar el tiempo de un equipo, y más aún, del equipo multidisciplinar que conforma una startup que por definición es caótica, la cosa se complica. Sin embargo, día a día continuamos mejorando la estrategia y optimizando la gestión de nuestro tiempo para aumentar la productividad.

Desde mi punto de vista, lo más importante como en todos los ámbitos de la vida, es leer, leer mucho y aprender de diferentes puntos de vista, para crear la solución que mejor se adapta a tus necesidades. Sin embargo, me atrevo a dar algunos consejos que nos han servido y que podrían ayudarte a llegar antes a esa solución que os funcione en vuestro caso concreto.

3 consejos para aplicar la metodología Agile:

En este post no voy a hablar de la teoría. Si todavía no conoces esta novedosa tendencia, puedes leer más en nuestros posts anteriores:

1. ¿Qué es el desarrollo web ágil?

2. Aproximación a la metodología agile para mejorar la productividad

Como sabéis, Agile, promueve un nuevo concepto de trabajo basado en la flexibilidad, adaptabilidad y las personas, algo que desde mi punto de vista es clave. Los patrones que siguen los semáforos son muy fáciles de aprender, y bastante previsibles, pero las empresas son las personas que las forman, y lo mismo sucede con los clientes. Las personas no son máquinas, tienen sentimientos, pensamientos, días buenos y días no tan buenos. Por eso necesitan ser gestionadas con planes adaptables y flexibles. Si tenemos eso siempre en mente, creo que se facilita un poco el trabajo. Dicho esto, os paso un listado de consejos, explicando por qué los consideramos importantes.

Empieza hoy:

Siguiendo la filosofía de lean startup, no esperes a entender por completo la metodología, ni a leer todos los libros que te han recomendado. Si tienes claro el objetivo, y crees que Agile te puede ayudar, reflexiona sobre lo que has leído y comienza cuanto antes. No hace falta seguir la teoría, ni hacerlo todo perfecto. Se trata de ir incorporando poco a poco nuevos hábitos que te lleven a ti y a tu equipo a una gestión ágil. Cuanto antes empieces a fallar, antes empezarás a mejorar.

Sprints o iteraciones:

Agile propone un desarrollo basado en iteraciones, que permite dividir los proyectos en franjas mucho más fáciles de gestionar. Puedes reflejar las tareas de un sprint en un tablero físico o digital. La verdad es que al inicio diría que de poco sirve evaluar cientos de herramientas para ver cuál se adapta mejor. Puedes comprarte pizarras de última generación o pagar licencias de las herramientas más avanzadas, pero al principio lo más importante es empezar cuanto antes para ir refinando el proceso y encontrar una solución con la que todo el equipo se sienta cómodo. De nuevo, piensa en las personas que forman tu equipo, y si alguien tiene alergia a la tiza, no utilices una pizarra, por mucho que a la empresa exitosa de enfrente le funcione.

En nuestro caso, comenzamos probando el Trello y aunque hemos usado y estudiado otras herramientas, de momento a nuestro equipo nos sigue funcionando.

Al inicio, nosotros teníamos un tablero por proyecto, y nos movíamos de uno a otro en función de las tareas. Pero no nos funcionó. No trabajamos en un único proyecto y es mucho más difícil priorizar si tienes que acceder a dos sitios distintos. Por eso, a día de hoy, nuestra estrategia es la siguiente. Tenemos un tablero semanal para todos los proyectos y la organización de tareas la hacemos semanalmente.

Cada domingo por la noche o lunes por la mañana reviso mínimamente las tareas que ha realizado cada miembro del equipo, y planifico en función de eso las tareas de la siguiente semana. La organización semanal nos da al equipo la flexibilidad que necesitamos. Sin embargo, de forma quincenal hacemos un resumen por proyecto de los sprints, y planificamos la siguiente quincena. Esto nos permite ser flexibles y tener una visión global de las tareas para cada miembro del equipo.

Aunque los plazos de ejecución de cada iteración pueden variar en función de la naturaleza de cada proyecto, solemos trabajar con sprints de 15 días. En nuestro caso, como trabajamos con varios proyectos relativamente pequeños a la vez, este periodo es lo suficientemente largo como para evitar la sobregestión y sobrecarga de reuniones, y lo suficientemente corto para adaptarnos a cambios.

Si tienes un equipo pequeño y varios proyectos en marcha, puede que esta solución te ayude a ti también.

Reuniones:

En agile, existen básicamente los siguientes tipos de reuniones:

• · de planificación del sprint
• · las reuniones diarias
• · las de demo

Dado que nuestros sprints son bastante cortos, la duración de estas reuniones no es lo establecido por la teoría. Además, al ser un equipo pequeño y multidisciplinar, las tareas se asignan desde un inicio al miembro del equipo que le corresponde. Por este motivo, las estimaciones las hacemos fuera de la reunión, de forma individual o en parejas para que un desarrollador no invierta tiempo estimando una tarea de marketing o diseño. Al principio probamos a hacer reuniones de todo el equipo con el Producto Owner, que en nuestro caso suele ser el propio cliente, pero no logramos cumplir con las horas y tareas de la agenda de la reunión, y a todos nos daba la sensación de “estar perdiendo el tiempo”.

Lo que hacemos en este momento es preparar el breakdown, discutirlo internamente antes de la reunión con el cliente, y solo cuando lo tenemos más o menos claro nos reunimos con el cliente para validar tareas y tiempos. En las reuniones de demo, mostramos los avances y las nuevas propuestas de valor, y listamos a grandes rasgos las tareas del próximo sprint.

Finalmente, en cuanto al sprint diario hemos hecho de todo. Reuniones que duraban casi una hora, no hacer reuniones, cortas pero repetitivas, invertir tiempo discutiendo a qué hora podrían ser las reuniones diarias para permitir la flexibilidad horaria y la conciliación, cambiar 4 veces la hora para al final no hacer la reunión, hacer la reunión siempre a la misma hora sólo con los miembros del equipo que estuviesen en ese momento…

No había forma de encontrar el equilibrio. En este momento, y desde el inicio de la pandemia, creo que hemos encontrado la solución. Los sprints diarios los hacemos en nuestro chat interno a través de la herramienta Slack. Tenemos un canal exclusivo para esta tarea. Cada uno de nosotros, cuando comienza su jornada laboral, deja por escrito en qué trabajó ayer, en qué está trabajando hoy y si tiene algún bloqueo.

Esto nos sirve a todos para obligarnos a hacer una reflexión diaria sobre las tareas, nos obliga a organizarnos no sólo semanalmente, sino también diariamente, y el hecho de hacerlo a través de Slack, nos da la flexibilidad que a nuestra empresa le gusta dar a sus trabajadores. Además si alguien algún día no está, puede consultar en cualquier momento cuales fueron las tareas, o más importante aún, los bloqueos del día.

Las reuniones son el pan de cada día de muchas empresas, y son muy necesarias y positivas, pero vamos con cautela y las preparamos anteriormente para no irnos demasiado por las ramas. De nuevo, tratamos con personas, cada una con un carácter distinto y diversas opiniones. Por eso, intentamos acotar el número de reuniones con los clientes, el número de miembros en cada reunión en función de los temas a tratar y la duración máxima de las reuniones. Después, a lo largo de la semana, ya tenemos tiempo de vernos online en pequeños grupos para tomar café y hablar de cualquier tema, incluido el tránsito intestinal.

¿Qué no podemos olvidar?

Por último, añadir y recalcar que debemos tener muy claro en todos los puntos anteriores que tratamos con personas. La sinceridad y la confianza son las claves de cualquier relación, por lo tanto, creo que para tener relaciones exitosas debemos ser sinceros en todo momento tanto con nuestros compañeros, jefes y clientes como con nosotros mismos. Por eso, creo que en todas las planificaciones es importante ponernos metas alcanzables y realistas. Creo que una meta poco realista hoy, es un problema para mañana.

En definitiva, así somos nosotros, así funcionamos, y así continuamos formándonos para aprender y mejorar cada día.

¿Cómo funcionáis tú y tu empresa? Como nos gusta aprender, estaremos encantados de que nos cuentes cómo te organizas o nos des algún consejo que nos pueda ayudar.